Progetto U-BUY
Dal 3.8.2018 al 1.7.2023
Gli obiettivi di Progetto sono quindi di migliorare l’efficacia e l’efficienza operativa dei processi di approvvigionamento (assicurandone la conformità normativa) e di ottenere economie di scala:
- Obiettivo 1: realizzare economie di scala (risparmi per aggregazione)
- Obiettivo 2: assicurare maggiore efficienza operativa
- Obiettivo 3: assicurare la disponibilità di competenze specialistiche
- Obiettivo 4: assicurare la conformità normativa al D.Lgs. 50/2016*
*dal 1.7.2023 sostituito dal D.Lgs. 36/2023
Il Progetto risponde agli obiettivi strategici di semplificazione amministrativa (AMM1) e di digitalizzazione dei processi (AMM7): migliorare l’efficienza dei processi attraverso la reingegnerizzazione (semplificazione delle procedure ed eventuale revisione dei ruoli che intervengono nel processo) e la digitalizzazione (intesa come l’impiego di strumenti informatici per eseguire alcune o tutte le attività richieste dal processo, incluse quelle di gestione documentale, in modalità integrata).
Il Progetto è collegato all’obiettivo operativo ECO001 del “Piano Integrato 2019-2021, anno 2019”, del “Piano Integrato 2020-2022, anno 2020” e del “Piano Integrato 2020-2022, anno 2021".
Il Progetto è collegato all'obiettivo operativo AMM1.2.6. del "Piano integrato di Attività e Organizzazione 2022-2024, anno 2022" e all'obiettivo operativo AMM1.2.7_2023 del "Piano integrato di Attività e Organizzazione 2023-2025, anno 2023"
- Candeloro Bellantoni - Direttore Generale
- Emilio Iori - UO Pianificazione e gestione della domanda
- Simona Bertè - UO Sistemi applicativi
- Michele Ramigni - UO Amministrazione Dipartimento Scienze Chimiche, della Vita e della Sostenibilità Ambientale
- Antonio D’Alessandro - UO Contratti Pubblici
- Paola Fornari - UO Ragioneria Generale ed Economato
- Sara Benassi - UO Contratti Pubblici
- Michele Cavazzoni - UO Sistemi applicativi
- Fabrizio Russo - UO Sistemi tecnologici e infrastrutture
- Rossana Di Marzio - UO Amministrazione Dipartimento Scienze degli Alimenti e del Farmaco
- Bianca Maria Camizzi - Staff Affari Generali
- Cristina Guidi - UO Programmazione e Controllo di gestione
- Giorgetta Leporati - UO Coordinamento delle attività amministrative Dipartimenti e Centri
- Pietro Schianchi - UO Amministrazione Dipartimento di Medicina e Chirurgia
- Roberto Argenti - UO Amministrazione Dipartimento di Scienze Medico-Veterinarie
- Raffaella Aldigeri - Dipartimento di Medicina e Chirurgia
- Monica Zarattini - Dipartimento di Medicina e Chirurgia
- Roberta Galati - Dipartimento Scienze Chimiche, della Vita e della Sostenibilità Ambientale
- Marco Iosa - Dipartimento Scienze Economiche e aziendali
- Marco Gardella - Dipartimento Scienze Chimiche, della Vita e della Sostenibilità Ambientale
- Paolo Minari - Dipartimento Scienze degli Alimenti e del Farmaco
- Fracesca Gilioli - Dipartimento Scienze degli Alimenti e del Farmaco
- Emiliana Schiano - Dipartimento di Scienze Medico-Veterinarie
- Sara Pedrona - UO Contabilità Dipartimenti e Centri
- Marina Carattini - UO Contabilità Dipartimenti e Centri
REFERENTI FUNZIONALI
- Stefania Scirocco - UO Contratti Pubblici
- Rachele Roma - UO Ragioneria Generale ed Economato
Ambito del progetto:
- La definizione del modello operativo (organizzazione e workflow) di e-procurement (modello a tendere e modalità di transizione)
- La reingegnerizzazione del processo di scelta del contraente ed affidamento;
- La reingegnerizzazione del processo di richiesta d’acquisto;
- L’individuazione e la misurazione di indicatori di processo;
- L’attività di implementazione (configurazione e personalizzazione) della soluzione tecnologica U-BUY;
- Le modalità di integrazione e/o cooperazione applicativa tra U-BUY e altri sistemi gestionali e banche dati esterne (es.: comunicazioni ANAC);
- L’attività di gestione del cambiamento (formazione e accompagnamento all’esercizio delle procedure digitalizzate);
- L’integrazione e l’aggiornamento del service desk
- La definizione di criteri e procedure di gestione della documentazione cogente prevista nei processi di scelta del contraente e di richiesta d’acquisito;
- La gestione del magazzino e del patrimonio
Non rientrano in ambito:
- La stesura dei regolamenti di Ateneo relativi ai processi di approvvigionamento;
- La gestione delle procedure di gestione contabile;
- La gestione delle procedure di gara su piattaforme MEPA, Intercent-ER e SATER;
- La procedura di richiesta di manutenzione degli edifici;
- La gestione lavori successiva all’affidamento;
- La gestione del patrimonio edilizio.
Stato di avanzamento complessivo (al 1.7.2023): 100%.
% Realizzazione nel 2018: 7%
% Realizzazione nel 2019: 12%
% Realizzazione nel 2020: 25%
% Realizzazione nel 2021: 25%
% Realizzazione nel 2022: 15%
% Realizzazione nel 2023: 15%
| Milestones principali | Modulo | Target | SAL (fase) |
|---|---|---|---|
| 1° Fase: Pubblicazione 1° gara telematica | U-BUY AA | 19.03.2021 | 100% |
| 2° Fase: Go-live gestione Albo fornitori di Ateneo | U-BUY EOE | 09.02.2021 | 100% |
| 3° Fase: Presentazione proposta modello operativo di gestione delle richieste di acquisto (provvisorio) | U-BUY PA | 18.06.2019 | 100% |
| 4° Fase: Go-live processo acquisti (pilota) | U-BUY PA | 24.02.2021 | 100% |
| 5° Fase: Deployment | U-BUY PA - AA - EOE | 01.07.2023 | 100% |
€ 70.000